96、“决定”的标题，能否只有“发文机关”和“文种”，中间省略“事由”?

　　【解答】 如一份决定的标题是《××市人民政府决定》，这个标题有“发文机关”与“文种”，而无“内容”(事由)，作为这份决定来讲，这个标题是不合格的。

　　97、用函行文时，在格式上有什么要求?

　　【解答】 “函”是党和国家行政机关使用的一个主要文种，行文是要采用正式文件的标印格式，它的红色版头是由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字组成的(党的机关文件还可以在发文机关名称后面加括号标注“函”的文种名称)。因此，不能把机关日常使用的普通“信函”(也叫“便信”、“便函”)与“函”混为一谈，信函不是正式公文。

　　“函”在新中国成立前就被广泛使用，早在1940年和1942年，我晋察冀边区行政委员会和陕甘宁边区政府就将“函”列为正式公文文种。在当代社会中，“函”已成为联系工作、传播信息、沟通情况、赢得理解和支持的重要手段。随着我国改革开放的深入、商品经济的发展、流领域的活跃、横向联系的扩大，“函”在公务活动中的作用必将越来越大。

　　98、什么是“附件”与“附件说明”?

　　【解答】 新《办法》第十条中先是出现一个“附件说明”，接着出现一个“附件”。所谓“附件说明”指的是公文如有附件，要在正文下一行左空2字处标识“附件”，后标全角冒号和名称，附件后不加标点符号。附件如有多份，要有序号，序号使用阿拉伯数码。总之，“附件说明”一词讲的是附件这一公文格式项目要素的标识问题。

　　而“附件”指的是公文正件所应附的公文附件。新《办法》第十条规定中，把“附件”一词置于“附注”之后、“主题词”之前，这种排列的本身就告诉我们一个应当注意的问题，即公文的附件一般应与公文主件一起装订，公文的“版记”要置于附件之后，以保持公文正文与附件的完整一体性。不少机关或单位把公文的“版记”即文尾置于公文正件之后、附件之前，形成主、附两分离的做法，是不正确的。

　　99、对公文加盖印章有哪些规定要求?

　　【解答】 新《办法》第十条第(九)项规定：公文除“会议纪要”和以电报形式发出的发外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章;联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。

　　新《标准》对行政公文加盖印章问题有着具体要求：

　　(1)加盖印章应上距正文2mm至4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。

　　(2)当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文时间上。

　　(3)当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。

　　(4)当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空7字。主办机关印章在前;两个印章均压成文时间，印章用红色。只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。

　　(5)当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称(可用简称)排在发文时间和正文之间。主办机关印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心;最后一排如余一个或两个印章，均居中排布;印章之间互不相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标识成文时间。

　　关于党的机关公文，《条例》第八条中第(十三)项规定，除会议纪要和印制的有特定版头的普发性公文外，公文应当加盖发文机关印章。

　　100、如何拟制公文的主题词?

　　【解答】 主题词是确切表达出公文主题的规范化的名词或名词性词组。公文主题词是随着办公现代化而产生的。中共中央办公厅秘书局和国务院办公厅秘书局分别颁发了《主题词表》。中共中央办公厅秘书局颁发的《主题词》共分19类、5116个主题词，主题标引分高层次和低层次两级;国务院办公厅秘书局颁发的《主题词表》共分15类1049个主题词，主题词标引分固定码区和自由码区两级;高层次标引与固定码区标引，低层次标引与自由码区标引的含义基本相同，前两者的含义都是选用《主题词表》以外的词。《条例》第八条与新《办法》第十条第(十二)项都明确规定，上报的公文，应当按照上级的要求和《公文主题词表》的规定标注主题词。根据这一精神，任何一个单位，在上报公文时，除了参照自身的《公文主题词表》外，更要按照上级机关的主题词表来标注主题词;如是下发公文，就得使用自身的主题词表。

　　编制主题词的原则与作法是：

　　第一，标引时应根据主题词的涵义由大到小，从内容到形式这样的次序进行。一份公文一般不超过五个主题词，而最后一个主题词必须是表示文种的。

　　第二，主题词构成格式是“类别词”加“类属词”。所谓“类别词”是反映主题内容的类别，所谓“类属词”是反映文件内容和形式(文种)的词。

　　第三，动词不可单独使用，应与相关的词组配成名词性词组，以“打击经济犯罪”为例，不可出现“打击”、“经济犯罪”，应为“经济”、“打击犯罪”。

　　第四、标引地名、人名时尽量使用全称。

　　第五，标引出的主题词词目之前要靠左顶格冠以“主题词”三个黑体字，加冒号，主题词词目之间要空一字格的距离。主题词位于抄送机关上方，中间有一条隔离线。